“Alte Denkmuster müssen analysiert, aufgebrochen und teils ad acta gelegt werden.”

Holger Martens ist Geschäftsführer der Docubyte GmbH. Ziel von Docubyte ist es, die  Verwaltung von Unternehmen zu digitalisieren und somit von Papier zu befreien. So kann nicht nur der Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die Umwelt geschont werden. Im Interview spricht Martens von seiner Vorstellung eines digitalen Unternehmens, über Vorteile aber auch mögliche Hürden einer digitalen und papierlosen Verwaltung. 

Was macht für Dich ein digitales Unternehmen aus?

“Die simple Antwort: Wenn das Unternehmen in der Verwaltung weitestgehend auf die Nutzung von Papier verzichtet.

Die komplexere Antwort: Wenn das Unternehmen einen Großteil seiner Prozesse so umstrukturiert, dass die Potenziale der digitalen Welt unter Einbezug der Mitarbeiter umgesetzt werden.

Oftmals ist das garnicht so trivial: Alte Denkmuster müssen analysiert, aufgebrochen und teils ad acta gelegt werden. Es hat viel mit „wollen” zu tun, aber es braucht auch die richtigen Köpfe, für die Planung und Umsetzung. Hier kann man zwischen Aktionismus und echter Veränderung unterscheiden: Es reicht nicht, alle Dokumente aus Papier durch PDFs zu ersetzen. Viel mehr gilt es, die vorhandenen analogen Prozesse im digitalen ganz neu zu denken. Die Mitarbeiter in der Verwaltung sind die Experten für ihre eigenen, täglichen Arbeitsschritte – weder die Geschäftsleitung, noch Dienstleister wissen genau, wie jemand arbeitet und warum das so ist. Digital ist „neu”, bei vielen Unternehmen ist leider der Einbezug der Mitarbeiter auch noch „neu”.

Wenn alle Dokumente, bei denen die Gesetzgebung es erlaubt, das Unternehmen in digitaler Form erreichen, können Algorithmen, Regelwerke oder KI-Systeme viele mühselige und zeitfressende Prozesse wegrationalisieren. Moderne digitale Unternehmen entlasten ihre Mitarbeiter von lästigen Tätigkeiten und beziehen die Mitarbeiter als Experten in ihrem jeweiligen Bereich in die Prozesse mit ein.”

 

 Welche Vorteile hat der Laptop gegenüber klassischen Ordnern mit Papier?

“Arbeitskomfort und Flexibilität sind hier zwei tragende Aspekte. Ordner können traumhaft strukturiert sein, Gewicht und Volumen verlieren sie dadurch jedoch nicht – wahrlich eine Last. Unser Claim dazu lautet „Schnell finden, statt lange suchen” – und das stimmt auch. Via Volltextsuche am Bildschirm geht die Arbeit schneller und leichter von der Hand, sogar ortsunabhängig. Ordner sind wo sie sind, digitale Daten können von überall aus aufgerufen werden. Home-Office war nicht nur anno 2020 angesagt, für einige Unternehmen und Mitarbeiter wird dies in Zukunft persistent bleiben. Digital liegen alle Informationen gebündelt und aufwandsfrei vor – sogar allen, die die Rechte haben sie anzusehen und nicht nur der Person, die das Dokument vorliegen hat. So lässt es sich effizienter, schneller und komfortabler arbeiten.”

 

Welche Hürden müssen genommen werden, um das eigene Unternehmen zu digitalisieren Gibt es Tipps für Unternehmen, die diesen Schritt gehen möchten?

“Dass eine Verwaltung voll digital sehr gut funktionieren kann, zeigen Beispiele aus Industrie und Behörden (leider zumeist im Ausland).Gehen tut im Prinzip alles – die größten Hürden finden in den Köpfen statt:

Der Fisch stinkt immer vom Kopf; wenn die Geschäftsführung zwei Jahre vor der Rente steht und die Motivation nicht aufbringt, in dieser Zeit noch etwas verändern zu wollen, wird nicht viel passieren. Belegschaft und Betriebsrat sind hier gefordert, an die Geschäftsleitung zu appellieren, mit der Zeit zu gehen.

Ein weiterer, ganz wichtiger Aspekt ist der Einbezug der Belegschaft. Veränderungen können bei vielen Ängste hervorrufen: Vor Überforderung oder Jobverlust zum Beispiel. Wenn die Geschäftsführung über die Mitarbeitern statt mit ihnen zusammen entscheidet, wie diese Aufgabe gemeistert werden kann, leidet nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern auch die Stimmung im Unternehmen.

Neben dem Willen braucht es aber auch Know-How. Vereinzelt haben Unternehmen Mitarbeiter, die sehr versiert sind und sich mit digitalen Prozessen auskennen. Andere müssen gänzlich auf Dienstleister vertrauen. In beiden Fällen ist es von höchster Wichtigkeit, sich die Unterstützung bei den richtigen Experten einzuholen. Unternehmer sollten ihrem Gefühl stark Folge leisten: Passt der Dienstleister vom Kompetenzumfang zu uns und was sagt mir mein Bauchgefühl? Mit dem richtigen Leuten an Ihrer Seite kann die Umstellung auf digitale Prozesse wirklich spannend und motivierend sein.”